sz: scrie un email cu adevărat eficient!

by | Dec 28, 2016 | management, sfatul zilei | 0 comments

CONCLUZIE: acesta este un sfat al zilei mai lung despre scrierea emailurilor, adresat in special unui manager, și conține ca idei, în ordinea în care sunt abordate, următoarele: tehnica BLUF, tehnica acronimelor pentru subiectul emailului, tehnica eliminării surplusului. Dacă le cunoști nu are rost să citești. Poți sări și direct la cea pe care nu o cunoști!

Detalii: În era comunicării prin mesaje, mi se pare foarte important pentru oricine – în special pentru un manager – să fie capabil să scrie un email clar, coerent, ușor de înțeles într-un timp cât mai scurt. Majoritatea suntem asaltați de sute de mesaje scrise zilnic și ne-am creat un mod de filtrare a lor. Decidem uneori fără a deschide un email dacă merită să-l citim sau merge la gunoi. Personal le triez în funcție de expeditor și de subiect. Dar hai să vedem ce ne învață armata americană despre scrierea eficientă a unui email!

Sfatul 1 – BLUF

Armata iubește acronimele, după cum poate știți. BLUF înseamnă: Bottom Line Up Front (conluzia prima). Fii un manager isteț – începe orice email cu 2-3 rândruri în care enunță concluzia mesajului/esența sa! În locul unei introduceri formale introdu un paragraf denumit chiar CONCLUZIE:(exact așa cu bold)! Încearcă să te pui în pielea destinatarului și să răspunzi întrebării: ”În ce fel mă afectează conținutul acestui email?” De exemplu: ”Fiecare manager de departament din companie trebuie sa participe la modulul 3 al Cursului de Management – cum scrii un email eficient – desfăsurat în sala Anthony Robbins, luni între 9 și 11 am. Aduceti-vă laptopul de serviciu!” Puteți apoi continua emailul cu toate detaliile care vi se mai par necesare. Evitați totuși mesajele prea lungi! Aveți încredere în inteligența voastră și în cea a destinatarului!

Sfatul 2 – cuvinte cheie pentru subiect

Sfatul 1 merge foarte bine atunci când este dublat de un subiect al emailului cât mai clar. Deși este primul lucru pe care îl observă la un mesaj, prea puțină lume acordă atenție subiectului unui email. Am mai multe mesaje în Inbox cu ”no subject” sau subiecte formate dintr-un cuvânt general – contract, informații, o scurtă întrebare – decât vreau să număr. Armata americană a găsit un mod eficient de a coda subiectul în așa fel încât să conțină în puține cuvinte o informație cât mai clară, introducând aceste cuvinte cheie în subiect. Iată cum:

ACȚIUNE: cere destinatarului să facă o acțiune

SEMNEAZĂ: conține documente ce trebuie semnate

INFO: este o informare și nu cere răspuns sau vreo acțiune din partea celor care primesc acest email

DECIZIE: solicită destinatarului să ia o decizie

CERERE: necesită permisiune sau aprobare din partea celui ce îl primește

COORD: solicită coordonare cu destinatarul pentru realizarea unei acțiuni

Acestea sunt doar câteva dintre acronimele posibile, cele folosite cel mai des de armată. Fiți creativi și instituiți propriile acronime! Aveți grijă doar să nu fie prea multe sau prea vagi și să fie cunoscute de toți partenerii de conversație!

Sfatul 3 – elimină surplusul

Încercați să evitați cât mai mult diateza pasivă în exprimare și să o înlocuiți cu diateza activă. Acest truc face ca exprimarea să fie mai clară, textul mai fluent și mesajul mai ușor de decodat. Nu mai zic de faptul că scurtează propozițiile. În loc de: ”Imprimanta color a fost mutată de către băieții de la IT la etajul 4 unde a fost montată și poate fi accesată doar cu ajutorul cardului de acces” poți scrie: ”Băieții de la IT(deși această informație poate lipsi dacă nu este relevantă) au mutat imprimanta color la etajul 4 unde o puteți accesa doar cu ajutorul cardului de acces!”

Tot la capitolul surplus intră și orice informație care nu este relevantă pentru cel care va citi emailul. Este cu destinatarul cu adevărat interesat de procesul prin care a fost obținut rezultatul ce i se comunică? Îl ajută la ceva să-l cunoască?

Încercați să vă limitați la o singură idee per mesaj. Scrieți un email sparat pentru o idee care nu are nicio legătură cu cea expusă în acest mesaj. Nu amestecați mesajul despre petrecerea de Crăciun cu reamintirea unui deadline pentru un raport de vânzări! Dacă este necesar să includeți mai multe idei evidențiați-le cu ajutorul ”bullet point-urilor” sau prin paragrafe separate!

Nu depășiți lungimea unui ecran cu emilul vostru! Dacă e nevoie să scrieți un email care forțează destinatarul să dea scroll 3 ecrane poate că e mai bine să îi dați un telefon, să-i comunicați ce aveți de spus și apoi să scrieți un mail cu rezumatul discuției.

Un email bine scris este atât o carte de vizită pentru cel ce-l trimite – manager sau nu – dar și un excelent instrument de comunicare și eficientizare a activității, economisind timp considerabil pentru toată lumea.

Să vă fie de folos!