Nici tu nu folosești cea mai ieftină formă de training? – delegare

by | Jan 22, 2017 | management | 0 comments

La cursul de management aud des, sub o formă sau alta, următoarea plângere din partea managerilor, chiar cu experiență: ”am prea multe de făcut și nu pot delega pentru că oamenii mei nu se descurcă să facă bine și repede ce am eu de făcut.” Sună cunoscut?! Eu sper că nu. Dar statistica mea empirică spune că e foarte posibil să răspunzi afirmativ dacă ești manager în România, indiferent de nivelul ierarhic. Cea mai elocventă remarcă am auzit-o de la o clientă, top manager într-o companie medie, care în urma cursului mi-a spus că a tras o concluzie care o pune pe gânduri: ”noi ca manageri suntem mai mult executanți decât strategi și dezvoltatori de oameni, doar că suntem mai bine plătiți și avem birourile separat”. Mi-e teamă că avea dreptate. Iar asta este exact cauza plângerii de mai sus: subalternii sunt mai puțini eficienți și mai puțini responsabili din cauza managerilor care preferă certitudinea rezultatelor dată de propria lor execuție a sarcinilor în detrimentul dezvoltării, mai anevoioase și mai riscante, e drept, aduse de o delegare corectă.

Adevărul este că, chiar și în plan mondial, capacitatea de delegare de sarcini în mod eficient este foarte rară între manageri. Un studiu Gallup arată, totuși, că această lipsă are rezultate cuantificabile: 2 milioane de dolari mai puțin anual și cu 4 locuri de muncă create pe o perioadă de 3 ani mai puțin, în defavoarea celor care nu au abilități dezvoltate de delegare. Pentru România nu există statistici, dar îmi imaginez că nu poate fi mult mai bine.

De ce delegare?

Hai să vedem ce câștigi atunci când delegi:

  • mai mult timp pentru a gândi strategie
  • mai mult timp pentru a acționa în direcția dezvoltării proprii sau a companiei
  • o echipă mai capabilă/instruită – cea mai ieftină și eficientă formă de training
  • o echipă mai motivată pentru că simte încrederea din partea managerului, creșterea competenței și recunoașterea capacității
  • ajungi să-ți cunoști mai bine fiecare membru al echipei, cu abilitățiile și nevoile sale, mult mai bine decât prin orice metodă de evaluare
  • crești, în timp, nivelul de asumare și responsabilitate al membrilor echipei
  • pe măsură ce prind încredere în propriile abilități, va crește și nivelul lor de inițiativă

delegare

Delegare – cum?

Desigur, simplul act al transmiterii unei sarcini către un subaltern nu este suficient pentru a obține toate beneficiile de mai sus. Este necesar să repecți câteva principii pentru a delega eficient! Am scris un alt articol despre asta însă, pe scurt, acestea ar fi:

  • decide ce vrei să obții: o sarcină realizată cât mai corect din prima, creșterea abilității tehnice a unui om sau sporirea gradului de responsabilitate a acestuia
  • găsește persoana potrivită pentru sarcină, asigurându-te că gradul de încărcare îi permite să o ducă la bun sfârșit
  • explică clar sarcina și asigură-te că a fost înțeleasă corect
  • alocă resursele necesare îndeplinirii sarcinii
  • verifică pe parcurs stadiul execuției și oferă feedback
  • mulțumește și recunoaște meritele, preferabil în public
  • deleagă și nivelul de autoritate  necesar sarcinii dar nu încerca să delegi și răspunderea (aceasta rămâne a ta)

Nivelurile de delegare

Dincolo de sfaturile de mai sus, în funcție de complexitatea și impactul sarcinii, precum și de nivelul de abilitate și experiență al persoanei căreia îi delegăm putem alege și nivelul optim de delegare. Nivelurile de mai jos sunt structurate pe o scală a autonomiei, de la cel mai restrictiv către cel mai independent. Alege oricare dintre modelele de mai jos și chiar combină-le în mod creativ pentru a atinge mai eficient rezultatele dorite.

  1. ”Fă exact ce îți spun eu”, ”Urmează în tocmai instrucțiunile mele”, ”Nu face nimic fără să-ți spun eu” – libertatea este zero pentru cel căruia i se deleagă, primește doar instrucțiuni pe care le urmează cu precizie. Este un stil util atunci când sarcina este importantă și urgentă și ar necesita atenția ta, dar nu te poți clona. Executantul pimește la schimb informații despre proces și dezvoltă noi abilități tehnice.
  2. ”Cercetează această problemă și comunică-mi rezultatele. Eu voi decide.” – utilă pentru a cere analize și cercetări, dar nu recomandări. Practic ceri date care să-ți dezvăluie posibilele opțiuni și păstrezi responsabilitatea asupra deciziei. Începi totodată să încurajezi responsabilizarea și capacitatea de analiză!
  3. 3. ”Cercetează această problemă și comunică-mi rezultatele. Vom decide împreună.” – diferența față de situația de la punctul doi este aceea că încurajează analiza și decizia ca proces comun și poate fi o bază foarte bună pentru dezoltarea și educarea celui căruia i se deleagă precum și pentru trecerea sa printr-un proces de coaching pentru a încuraja autonomia.
  4. ”Prezintă-mi situația și spune-mi de ce resurse sau ajutor ai nevoie de la mine, apoi vom decide împreună ce este de făcut” – oferă o libertate mai mare de exprimare, încurajează analiza și asumarea, dar păstrează un control suficient asupra procesului și rezultatelor; reprezintă o bază bună de training și coaching.
  5. ”Prezintă-mi analiza situației(cauze, opțiuni, pro și contra) precum și recomanări, iar eu îți voi spune dacă este OK să acționezi” – libertatea este sporită, nivelul de încredere mai mare, încurajează analiza, asumarea și luarea de decizii, dar păstrează un control suficient asupra rezultatelor. Pune bazele gândirii critice atât de necesare în activitatea de luare a deciziilor.
  6. ”Ia o decizie și comunică-mi-o, dar așteptă acordul meu pentru a o pune în aplicare” – recunoaște capacitatea celui căruia i se deleagă de a acționa corect și eficient, dar păstrează controlul asupra momentului acțiunii. De regulă, acest mod de delegare este folosit atunci când aștepți input și din alte surse. Acest nivel de delegare poate fi frustrant pentru angajații care au investit timp și efort în această sarcină dacă este folosit prea des sau pe o perioadă prea lungă, de aceea este recomandat să se explice motivele așteptării.

    deleaga

  7. ”Ia o decizie, comunică-mi-o și apoi acționează dacă nu îți spun eu să nu o faci” – autonomia este foarte crescută, presupune recunoașterea competenței persoanei căreia i se deleagă și a capacității sale de a decide; este o metodă bună de a economisi timp fie când persoana delegată este foarte competentă, fie când sarcina este minoră ca impact. Reprezintă și o metodă bună de a forța delegarea de jos în sus: ”Aceasta este analiza mea și recomandarea de acțiune și voi trece la aplicarea sa dacă nu îmi spui altceva până la data de…” Acest nivel de delegare dezvoltă foarte bine asumarea și responsabilitatea subalternilor pentru că trebuie să se gândească dacă sunt confortabili cu posibilele consecințe ale acțiunilor lor.
  8. ”Decide și acționează; spune-mi ce ai făcut și care au fost rezultatele” – foarte eficientă în economisirea de timp pentru ambele părți, încurajează autonomia, utilă pentru delegarea sarcinilor către echipele aflate la distanță, remote management. Oferă și un bun prilej pentru coaching. Riscul e dat de lipsa controlului managerului asupra rezultatelor. La acest nivel de delegare ambele părți au ocazia să se dezvolte: modul în care angajatul rezolvă o sarcină poate fi o lecție și pentru manager. La acest nivel, managerul și-a atins pragul de incompetență tehnică și se bazează pe competența celor din subordine cărora începe să le transfere și din expertiza sa managerială, pregătindu-i pentru funcții de decizie.
  9. ”Decide și acționează. Nu trebuie să te consulți cu mine” – un nivel de autonomie deosebit și un model de delegare foarte rar întâlnit în România, dar chiar și în țările cu o cultură mai dezvoltată a managementului. Presupune mai de grabă o relație de mentoring și nu una de coaching, în care încrederea în capacitatea celuilalt de a gestiona sarcina este maximă. Probabil că vei evalua rezultatele peste ceva vreme, chiar luni de zile și numai pentru a oferi feedback celui căruia i-ai delegat.
  10. ”Decide unde trebuie intervenit și gestionează situația în mod corespunzător. Este zona ta de responsabilitate de acum” – reprezintă maximul de autonomie ce poate fi conferit cuiva prin delegare și este extrem de rar folosit, sau de folosit. În general, presupune schimbare încadrării persoanei, oferirea unei poziții diferite sau unui rol nou. Se folosește, în general pentru delegarea unei responsabilități strategice, cum ar fi numirea de Campion al unui anumit Factor Critic pentru Succes (obiectiv strategic) sau pentru degrevarea formală de anumite responsabilități și nu pentru delegarea de sarcini sau proiecte. Acest lucru vine la pachet cu libertatea celui căruia i se deleagă de a stabili propriile reguli, măsurători etc.

Delegarea, prin incertitudinea pe care o aduce și prin privarea de control asupra rezultatului final, poate fi chiar înspăimântătoare pentru un manager. Și pe bună dreptate. Este, însă, singura metodă prin care se poate elibera de sarcinile care-l împovărează și concentra asupra dezvoltării. Cu ajutorul delegării, managerii își pot depăși potențialul propriu și crea noi standarde de succes. În final, delegarea are sens și ca decizie pragmatică de eficientizare a costurilor – făcută corect, reprezintă cea mai ieftină și eficientă formă de training și teambuilding.

Acum ia zi: ai delegat azi?