Cel mai subutilizat instrument de management

by | Jun 20, 2017 | management | 0 comments

Nu odata am fost intrebat pe la cursuri care este cel mai util instrument de management. Sincer, habar n-am! Aș presupune că depinde de context. Însă în acest articol scurt vreau să vă spun despre cel mai subutilizat și subapreciat instrument de management pe care-l știu. Și măcar de ar fi dificil de pus în practică… Doar că e banal să o faci și te ajută și la nivelul de fitness.

Instrumentul acesta este și foarte versatil, putând fi folosit într-o sumedenie de scopuri: luarea deciziilor, îmbunătățirea continuă, pretext pentru coaching. L-am învățat lucrând cu metodologia Six Sigma și este printre puținele pe care încă le aplic consecvent în activitatea mea. Acest instrument izvorăște din principiul japonez ”Genchi Genbutsu” – care înseamnă ”locul propriu-zis” – și se numește Plimbarea Gemba: Observă, Implică, Îmbunătățește. În acest articol nu vreau să intru foarte adânc în metodologie ci mai degrabă să ne reamintim utilitatea unei plimbări la fața locului, a văzutului cu ochii proprii, a observației directe, în contrast cu luarea deciziilor în baza rapoartelor unor terți(mașină sau om) stând închiși în birou.

Ce este, așadar, o Plimbare Gemba?! Nu presupune nimic altceva decât o ieșire pe teren a managerului. În general atunci când trebuie să rezolve o problemă sau caută să eficientizeze un proces. Ar fi de preferat ca această descindere să respecte totuși câteva reguli:

  1. prima regulă este ”Nu face rău” – știu, foarte biblic – adică nu acționa impulsiv și nu lua decizii care ar putea înrăutăți situația sau ale căror consecințe nu le poți previziona
  2. plimbarea Gemba are ca scop observarea sau testarea ipotezelor nu îmbunătățirea sau analizarea procesului. Ce te interesează este ”as is”-ul, ceea ce se întâmplă cu adevărat nu ceea ce ar trebui să se întâmple.
  3. nu este momentul să faci îmbunătățiri pe loc, schimbări în proces sau să aduci mustrări, ci doar să consemnezi faptele, să aduni input
  4. arată respect celor care lucrează și crează valoare: nu arunca vina, nu arăta cu degetul, nu folosi un ton acuzator
  5. focalizează-te pe un obiectiv/problemă clară și nu merge la o tură întâmplătoare în speranța că vei descoperi ceva
  6. ai grijă la bias-urile cognitive care pot perturba acuratețea observației obiective
  7. transform-o într-un obicei astfel oamenii nu vor mai fi stresați de prezența ta și vor fi mai puțin defensivi
  8. oprește-te și întrebă câte un angajat ce face în acel moment
  9. interesează-te care este scopul acelei acțiuni – evită întrebarea ”de ce?” deoarece conduce către justificări; folosește mai bine întrebari orientate către proces și scop, de genul: ” ce urmărești?”, ”care e motivul pentru care faci asta?”, ”la ce ajută?” etc.
  10. întreabă ce-l oprește sau încetinește în atingerea acelui scop, acum sau în general; vrei să afli dacă procesul actual susține oamenii în atingerea obiectivelor și dacă nu, cum percepe problema
  11. acordă timp folosirii acestui instrument de management și ascultă cu atenție ce îți spun cei cu care discuți

O astfel de plimbare poate fi folosită, uneori, și pentru a dezvolta gândirea critică a echipei și a capacităților de problem solving a acestora. Când găsești oportun, du discuția dincolo de ”ce faci? de ce faci? ce te oprește să faci?”! Acționează ca un coach și provocă-i să găsească singuri posibile rezolvări, să identifice oportunități de a îmbunătăți procesul sau propria activitate.

Post factum, este recomandat să faci un scurt raport cu observațiile și reflecțiile tale asupra acestora și să-l împărtășești cu toată lumea implicată. Și nu uita: nu în ultimul rând acest instrument de management te ajută să înveți despre afacerea/departamentul tău și despre membrii echipei tale, să înțelegi mai bine ce se întâmplă și cum se întâmplă!

Tu cât de des ieși la o astfel de plimbare?